Esocial – o que é? Como implantá-lo?

27 de maio de 2019



Na edição de hoje do PAINEL ESOCIAL, abordaremos sobre algumas das definições e pontos que caracterizam o eSocial. Lembrando que, a proposta é compartilhar informações sobre o projeto e entendendo os impactos nas relações trabalhistas. Uma iniciativa do Núcleo de RH da Acirne, participe conosco.

O que é o eSocial?

O eSocial foi instituído pelo decreto 8373/2014, é um Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS. Então tecnicamente o eSocial faz parte do SPED.

A redundância de informações entre os diversos órgãos do governo é um dos problemas que se pretende resolver com o eSocial.

Em outras palavras, acena também, como uma verdadeira revolução na área trabalhista, vai exigir o que muitos especialistas afirmam ser uma verdadeira quebra de paradigmas nas relações trabalhistas, desde a CLT Consolidação das Leis Trabalhista em 1943, e a instituição do Programa SEFIP, onde prestamos as informações relativas ao INSS e FGTS. O eSocial muda de forma significativa o modo como operamos em nossas empresas.

Os participantes do projeto

Longe de ser um projeto político, o eSocial foi concebido como um projeto de estado e conta como participantes deste consórcio: RFB Receita Federal, CEF Caixa Econômica Federal, M.T.E Ministério do Trabalho e Emprego*, INSS Instituto Nacional do Seguro Social, Previdência Social e ainda haverá previsão do Poder Judiciário ter acessos a essas informações.

Diferentemente de outros programas/softwares desenvolvidos para a entrega das obrigações acessórias, o eSocial não está baseado neste formato. As softwarehouses receberam diretrizes (manual para desenvolvedores) para adaptar seus sistemas para agregarem rotinas que gerassem arquivos no formato XML, tornando o eSocial um gigantesco repositório de dados.

No final das contas, todos os entes beberão da mesma fonte”, ou seja, com uma base de dados única e padronizada, permitirá aos órgãos do governo obtenção de informação com qualidade, sem redundância e numa velocidade maior. O que remete a um poder de fiscalização maior.

 

O que são Eventos?

O eSocial foi dividido em eventos e cada grupo entrará em vigor em fases, obedecendo a um cronograma que dividiu as empresas em grupos.

 

  • Informações do Empregador

Nesta fase é muito importante reavaliar os dados cadastrais da empresa, confirmar ou corrigir dados relativos à sua atividade e parâmetros de tributação. Lembrando que mesmo durante a vigência do eSocial é importante que o setor contábil e o DP estejam sincronizados para monitorar possíveis mudanças nestes dados durante o curso do eSocial.

  • Eventos de tabelas

A documentação técnica do eSocial contempla diversas tabelas com codificações especificas. A codificação dessas tabelas, permitira uma padronização no envio das informações. É fundamental que seja feita uma análise criteriosa nessas tabelas é um trabalho de base, de preparação e que se porventura seja feita de forma inadequada certamente irá comprometer os eventos futuros do eSocial.

 

  • Cadastramento Inicial dos Vínculos

O profissional de DP na sua empresa ou escritório contábil sabe que, temos uma infinidade de dados dos trabalhadores para informar no cadastro básico de seu sistema de folha. Com o eSocial, esses dados tornaram-se mais importantes, porque podem interferir na sequência, no fluxo de envios e um bloqueio pode comprometer a entrega de informações nos prazos.

A revisão de todos os dados, dos atuais e futuros trabalhadores, e a Consulta de Qualificação Cadastral são fundamentais nessa fase.

 

  • Eventos Não Periódicos

Afastamentos, admissões, concessões de férias, mudanças, demissões, alterações cadastrais são alguns dos exemplos de eventos não periódicos, ou seja, não tem previsão da sua ocorrência.

O alerta neste tipo de eventos, concentra-se no cumprimento dos prazos. Além de contar um sistema informatizado de folha que ajude na gestão das informações, procedimentos internos no setor produtivo, devem refletir a organização para a entrega dos eventos. Admissões de última hora, férias retroativas, são atividades que precisam ser revisadas para não comprometer a empresa.

 

  • Eventos Periódicos

Os eventos S-1200 e S-1210 que tratam da remuneração e pagamento no eSocial, são exemplos de eventos periódicos.

Sua empresa perceberá que na medida em que o eSocial avança, a interação com os eventos iniciais e os trabalhos de parametrização nos dados da empresa, vão influenciar intensamente nos fechamentos de folha. Devemos lembrar que, rubricas, parâmetros de tributação se foram devidamente revisados, não comprometerão o fechamento dos eventos periódicos. Se sua empresa teve a possibilidade de testar o envio de eventos, os resultados podem ser melhores.

 

  • Eventos de SST – Saúde e Segurança do trabalho

Talvez aqui resida um dos maiores impactos do eSocial. Numa comparação simples com os eventos de folha, temos a disposição os sistemas bem consolidados e em tese as adaptações terão menos complexidade que os eventos de SST.

Muitos controles, documentos legais são efetuados atualmente em arquivos do Word e Excel e devido ao volume e complexidade entende-se que haverá uma atenção redobrada com a parametrização dos sistemas que surgirem para a gestão dos eventos de SST. Outro ponto de atenção reside na integração com o sistema de folha e a definição de quem fará o envio destes eventos, pois dependem da outorga através da certificação digital.

 

Quais os alertas do nosso Painel eSocial?

Como você pode confirmar a complexidade do projeto do eSocial certamente demandará investimentos em recursos e pessoas. Se você é empreendedor a dica é: monitorar de que forma sua empresa será impactada. Esse novo formato de entrega das informações não altera a legislação, mas nos obriga a refletir sobre as possibilidades de fiscalização.

Se você é profissional de DP, elabore planos e um check list completo daquilo que merece mais atenção na sua empresa. Cabe ao DP e RH a articulação de todas as demandas que envolvem o eSocial, estabeleça um planejamento que contemple ações de nível estratégico, tático e operacional de curto prazo levando em conta o cronograma

Já para os profissionais de SST, muitos eventos ainda estão por vir, muitos especialistas afirmam que, os trabalhos nesta área serão mais impactantes do que a folha e muitas atividades se entrelaçam, mesmo que seja enviada pelo DP, como exemplo da tabela de cargos e CBOs. E uma preocupação grande reside no sistema que será utilizado pela área ou pelos prestadores dos serviços de SST. A palavra de ordem aqui é Gestão das informações.

Na próxima edição do Painel eSocial, trataremos sobre a documentação técnica a legislação e vamos enumerar as principais declarações que o eSocial irá substituir.

Boa semana de trabalho.